OA协同办公软件实施中常见问题和解决方法

发布于:2015年08月21日 09:33

一、实施中，最常出现的问题就是实施周期过长，导致双方实施成本加大，问题越沟通越多，项目难交付。

　　分析：

　　以下几点原因导致这样的情况，

　　第一、在前期沟通和资料收集上没有下功夫，对项目的实施进展没有一个清晰的思路，先做什么，后做什么很模糊，想到什么做什么；

　　第二、客户方对实施工作没有重视，配合程度不够，把所有的事情都让对方来做，不是我们的责任都变成我们的责任，有理说不清；

　　第三、客户拍脑袋，我们拍胸脯，什么文字材料没有，最好怎么弄的，完成的验收标准没有，都是口说无凭，最后，他们排桌子，我们拍大腿。

　　建议：

　　1、双方项目组对《实施主计划》达成共识，签字确认

　　2、计划有变更时签署《实施计划变更报告》每日填写“项目实施日志”，对每日工作进行总结

　　3、每周五召开项目组例会，对当周完成情况总结，并明确下周工作安排，以便各部门安排时间配合，提交《项目实施周报》

　　4、指定详细的实施日程安排，精确到每个半天，需要配合的人员要指定。

　　5、实施中先做什么，后做什么要清晰。现在我们的实施就我个人看，有以下几个步骤：项目调研（各个模块实现的预期效果、各个模块负责人的沟通、服务器、功能的介绍，有有文字的材料出来）、资料的收集和处理、项目的实施（单位组织架构、模块权限、管理权限的管理策略规划),客户的试运行，测试、意见反馈（修改任然没有完善的地方）、培训、交付。

　　二、人力资源配备不及时，导致计划不能按时完成

　　分析：

　　OA的实施，涉及到很多方面的人员参与，而且其中的很多环节是必不可少的。分为两块：一是，我方的人员配备和沟通；二是客户的人员介入和配合。通常出现的现象是我们这边的项目经理对项目的前期什么都不知道，就开始介入项目，没有跟商务很好的沟通，导致客户有抵触情绪。我们的项目实施人员只管做事，不思考对客户的服务，不管事情的合理和客户的需求，有问题就开始找商务，不自主解决问题。客户方，没有相关的实施人员介入，想找人配合都找不到人，还有就是客户那边没有技术人员和负责人来管项目，本来是他们内部沟通的问题，由我们来沟通，费时费力，而且有矛盾，有时候还没有人听。

　　建议：

　　1、“一把手工程”一定要紧跟客户方的负责人，定期汇报情况。

　　2、成立OA项目组，相互配合工作。

　　3、专职单位OA管理员全程参与OA实施工作

　　4、组织部门内业务熟悉、有计算机水平的人员做为关键用户

　　5、客户方需要自我沟通的问题，一定要有一个确认后，再实施（有书面材料）

　　三、实施目标未形成共识或者需求产生变更，导致项目无法正常开展

　　分析：

　　客户在了解产品后，会有很多种想法，根据他们单位的需要，提出各种以满足自我为目的的需求，这些需要有些是合理，有些是不合理，有些只需要修改就可以完成，有些则需要开发。通常情况下客户觉得他提的很合理，我们一定要给他们做。这不，问题就出来了，小的修改，可以做，但是设计到开发的部门，有没有明确的需求（纸质文件）、费用、开发周期、跟系统的兼容性等。这些问题对于客户来说，很敏感，客户认为很容易，其实是很难的，要认真出来客户关系，分析讨论，最好有的解决方法，这是保证客户成功实施必不可少的沟通交流。

　　建议：

　　1、双方就《实施方案》进行签字确认

　　2、在需求调研完成后，签署《需求调研报告》

　　3、中途变更实施或需求方案，双方协商后就《需求变更报告》签字确认。

　　4、与需求部门确认是否成为组织级共性需求，书面确认；

　　5、由我们的实施顾问进行初步判断，如果属于产品化响应策略（功能修改），则按照ERP实施进度来实施。

　　6、如果属于无法通过产品化响应策略实现的需求，则由客户方决策是否选择项目化响应（功能开发）。

　　7、如果客户方决定选择项目化响应，则交由评估开发，实施方法根据实际情况，具体安排。

　　8、将个性化需求实现计划与实施主计划进行剥离，另行计算需求分析、研发、测试等工期，不影响主干实施进程，保证项目的顺利实施。

　　四：实施完成后，各单位无法承担后期流程调整及日常应用（培训要有足够的重视）

　　分析：

　　客户在使用过程中，会有很多问题提出，需要修改，需要调整，给后期的工作带来了很大的麻烦，同时客户的OA管理员没有能力解决问题，或是对系统不熟，无法承担修改和管理的责任。这是比较常见的，这个问题的出现，重要的是培训没有做到到位。

　　建议：

　　1、系统OA管理员全程参与OA实施和系统维护

　　2、各单位管理员对本单位业务梳理，并可进行后期调整

　　3、对项目组成员进行相应培训，并考核

　　4、全员培训后各单位管理员可对本部门问题进行处理