乾坤OA对企业有什么作用？

发布于:2015年08月18日 15:47

一、企业为什么需要OA系统

　　如果您经营一个企业，只有几个员工，都在同一办公地点，利用您的聪明才智，即使没有协同管理软件您也能很好的管理好您的队伍、您的企业。当企业开始爆炸式发展时，当您在国内乃至国外有各式办事机构时，员工和业务开始远离您的身边。您作为企业的老板或高层管理人员，可能希望找到一种方法或途径，帮助您解决或回答下列问题：

　　各个分支机构的经营状况如何？整个企业集团运作健康、良好吗？对于分散在各个分支机构中的某些关键性事务/业务，其工作进展如何？是否存在问题需要您及时作出指导？当前的管理队伍如何？能否适应市场变化？管理上，是否在激励团体？整个团队的凝聚力、能力如何？中层管理队伍建设如何？在管理上，后继有人吗？

　　二、企业发展会产生的问题

　　1、企业发展到一定阶段，不能单靠领导魅力或制度或文化来支持企业进步；

　　2、企业组织庞大而松散，使整体运作和发展失控，发展目标不能轻松实现；

　　3、企业管理制度复杂，流程操作繁琐，难以真正贯彻执行；

　　4、知识分散，隐性知识难以转化和利用，员工永远处于盲目的寻找信息的过程中；

　　5、业务过程没有办法掌控，潜在的销售机会总是随人员的流失而消失；

　　6、企业做了严格的预算，但是费用支出还没是没有办法控制；

　　7、企业各组织之前、部门之间、人员之间，一直存在着打不破的壁垒，沟通协作无法展开；

　　8、企业执行力体系逐步弱化，核心竞争力下降，员工与组织无法协同发展。

　　三、OA建设的坚决条件

　　对于一个企业而言，企业员工是它生存的根本，不同角色的人员具有不同的职权，处理不同的事务。相应的，他们关心的问题是因人而异的，一套好的OA系统，能够为不同的人员随时随地的提供其所需的信息，为企业员工提供一个协同工作的平台，实现企业降低成本提升效率的最终目的。对企业管理层而言——需要一个能够有效监控企业运作，协调各种企业资源，分析企业运营状况，协助正确决策的OA系统。对企业知识管理者而言——需要建立一个内部员工和外部伙伴完成知识积累、共享和创新的OA系统。对普通员工而言——需要一个个性化的个人工作界面，可以共享知识信息，与企业其他部门人员保持沟通，共同完成各种事务，并协助我制定个人工作计划的OA系统。对IT部经理而言——需要一个可扩展、可高度定制、功能纵深、应用集成的OA系统，有效解决“孤岛”难题，且无需重复、方便维护的OA系统。

　　四、OA可解决的问题

　　1、统一信息发布平台：

　　由于公司在日常经营管理工作中需要上传和下达各类公文文件，目前随着公司的发展壮大，各分公司、项目部和驻外机构设立在各处，而以往所有的相关工作都是通过传统的手工打印、人工递送、发送传真等方式进行。这样一来就导致日常公司文件的上传下达时效性相对较低，工作量较大，整体效率不高且存在办公费用高的问题。

　　OA解决办法：建立内部统一的信息发布平台。公司的新闻、公告、通知等信息均统一通过OA平台进行有针对性的发布，用户可在其权限范围内查看与自己相关的信息。同时可结合手机短信方式对部分重要信息进行及时发布（如会议通知等，收到信息通知的人可通过短信回复到系统上进行确认，避免出现通知不到位的情况出现）。

　　除了日常的公司经营管理工作外，公司内部还需要针对党政工方面的工作建立独立的专门门户页面。可在其下分类设置诸如“公司党建”、“工会工作”、“共青园地”和“纪检之窗”等栏目，通过对内容的及时更新和丰富，即可向基层各组织快速和便捷地传递相关信息和知识。

　　2、沟通与记录存档：

　　目前公司内部各机构间的沟通主要是通过电话、手机短信、QQ等方式进行沟通，没有完善的平台可方便地保存和快速地查询以往的历史沟通记录，事后的信息确认缺乏依据。

　　OA解决方法：建立公司统一沟通平台。OA提供了内部消息、内部邮件、外部邮件、手机短信等各种沟通渠道，构建了完善的内部沟通平台。总公司及分公司、项目部可统一在上面进行沟通交流，且可随时查看历史沟通记录等。

　　3、内部审批与手机批示：

　　目前公司内部审批使用的是传统的手工递送签批方式。这种传统的方式需要将各类签批文件逐级递送给各个相关领导依次进行签批。其次是公司在各地有分公司、项目部，因此办公地点分散，加上公司领导因工作需要经常出差在外地时，难免会出现签批不及时、信息不对称而导致工作延误的情况。因此公司需要一个有效的平台解决异地审批的问题。

　　OA解决办法：建立统一的审批平台。OA提供的强大的基于互联网的表单和工作流程引擎对跨地域审批提供了完善的支持。OA首先会对公司的内部工作流程进行梳理和调研，之后会根据双方确认的调研文档将各种需要领导进行审批的内部请示、公文流转、合同审批等事务处理的表单和流程在OA系统中进行相应的配置，从而实现流程审批的“规范化、无纸化、电子化和自动化”。异地的分公司和项目部都可以实现在同一个平台上进行办公。领导即使出差在外地也可以通过登录系统进行相关文件的审批。同时OA系统提供了手机WAP审批功能，当领导在不方便上网的地方也可通过手机WAP功能登录OA系统来完成审批，大大提高了领导的审批效率，真正实现移动办公。

　　4、公司文档管理方面：

　　目前对于公司内部的文档管理方面没有一套完善的系统来进行文件的分类管理，文件的共享和利用率不高，没有实现电子化的管理。

　　OA解决方法：建立统一的文档管理平台。OA提供了完善的文档管理和查询功能，可对公司的文档进行分门别类的管理（如公司的项目合同、图纸、各类受控文件等可以集中的管理起来），并能实现快速的查询。针对文档的安全性，OA还提供了完善的权限设置（可针对部门、岗位和特定人员的方式进行控制）对文档进行管理，只有拥有相应权限的人才能查看对应的文档，这样一来可以极大地提高了文件的保密性和避免非授权人员的查阅，同时也免去了日常繁琐的文档借阅工作，提高了工作效率。

　　5、项目协作方面：

　　对于临时发起的一些临时工作或公司内部需要多部门协作参与讨论的一些项目，传统的做法都是通过召集各部门人员开会等方式进行。然而这种方法效率不高且时间安排不灵活，同时项目的进展和沟通情况没有历史记录可查，遇到周期性重复进行的工作不能很好的进行知识和经验的沉淀。

　　OA解决方法：建立协作平台。对于有些临时发起的项目需要不同部门及不同岗位人参与的项目，可临时成立项目组，对项目进行实时的进展沟通，同时跟项目相关的文档、合同、图纸等可上传到项目协作区上来，项目组成员可根据项目情况发表自己观点。同时项目的沟通情况在项目完成后可作为项目经验知识等保存到文档库里，作为公司知识的沉淀，利于以后的利用和借鉴。

　　6、项目汇报方面：

　　目前项目的汇报方式主要是下面项目部的负责人到机关汇报和定期提交项目进度汇报表、产值进度表等，这样效率不高，不及时，同时也不规范，考虑到公司有众多的项目，须建立一个项目汇报平台，让公司领导及时的了解项目的进展情况等。

　　OA的解决方法：建立统一的项目汇报平台。通过产品二次开发，结合公司的项目汇报制度，在系统上搭建项目汇报台账模块。根据不同项目的负责人按规定定期的填写项目汇报单，提交给相关的负责人进行审核，即可由系统自动进行汇总和统计各项数据，生成实时的项目情况汇总表（包括各个项目的计划开始时间、计划结束时间、实际开始时间、实际结束时间、项目总价、变更后总价、本月回款、累计回款、完成进度百分比和是否结案等信息）。公司的相关有查询权限的领导在进入项目汇报模块后，就可以直观地了解到各项目的进展和项目是否完工等情况。

　　7、财务报表方面：

　　财务不定期的会根据领导的要求，提交相关的财务报表等，有时候领导也会临时要查看财务报表，财务对临时要求提交相关的财务报表需要较长时间整理和查阅。

　　OA解决办法：建立财务报表门户。可以根据实际的管理需求，财务工作人员定期的把相关的财务报表放到财务文档库里，系统会自动将文件发布和主动推送到财务报表门户。有财务报表门户访问权限的领导就可以及时清楚的了解到公司的财务状况。通过二次开发，在系统上搭建财务报表查询模块。通过财务报表模块在系统后台自动连接财务服务器（现有财务管理软件），实现报表数据的自动抓取和汇总。公司的相关有查询权限的领导在进入财务报表模块后，也可以及时和清楚的了解到公司的财务状况。

　　五、OA的应用和价值

　　企业层面：企业在发展过程中管理的演进的发式都遵循从粗犷式管理——精细化管理——简单化管理的过程。在企业的初创阶段，是以人的意志为核心，以领导者的意志为核心，由高层拉动的粗犷式管理阶段；在企业的发展阶段，是以制度管控为核心，由制度拉动的精细化管理阶段；伴随企业的逐步扩张，企业发展到以组织意识为核心，以文化拉动的简单化管理阶段。

　　企业在管理演变的过程中都需要面对诸如：制度理解不清晰、缺少基础的流程执行工具等企业运营层面的问题；信息共享不彻底、缺少知识传递共享平台等信息共享与传递层面的问题；跨部门工作协调难、缺少统一的工作沟通平台等人员协助方面的问题。这一系列的问题只有借助有效的工具才能够解决。

　　六、乾坤OA的优势在于

　　1、成熟性：乾坤OA协同办公系统是一套成熟的，功能强劲并可以按照客户的需求进行个性话定制的软件系统。软件成熟可避免开发风险。

　　2、周期短：乾坤OA办公系统实施周期短，因为我们是成熟产品。实施周期短，以确保项目在第一时间内成功并收效。

　　3、扩展性：开放性及扩展性：能够提供接口与其他系统集成，并且能提供支持用户二次开发，兼并现有的一些项目管理和财务管理系统，来满足公司内部多系统集成、入口功能。

　　4、性价比：来自我们的成熟产品和成本优势：成熟产品能带来很多低成本优势：实施成本较低，维护成本较低。

　　6、易用性：界面组织架构清晰明了，最大限度的接近于用户平常使用习惯。