合同管理信息系统功能及优势特点

发布于:2015年08月03日 16:28

　　合同管理信息系统通过对企业合同全面的信息化、网络化管理，达到加强企业合同的规范化管理、提高企业在合同管理流程环节的工作效率之目标。随着行业竞争的加剧，企业对于经济活动和运作模式要求越来越严格，也越来越规范。如何在新形势下增强企业的竞争力，是所有企业一直在探求的方向，其中控制企业成本是所有企业最基本的目标，而企业的经营活动都是以经济合同的形式相连接的。因此合同管理自然成为企业管理的核心。

　　一、手工合同管理难点

　　采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：

　　(1)文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。

　　(2)进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。

　　(3)信息汇总困难：采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。

　　(4)缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

　　二、合同管理系统功能组成

　　1.合同拟定，具有合同范本的管理维护功能。根据合同范本自动生成合同功能。具有上传相关附件功能。非范本合同的在线编辑与保存功能。

　　2.合同办理（包括审查会签、审批），灵活的流程自定义功能。严格的流程控制功能。支持多部门的同时会签。具有时限控制功能。支持网页虚拟签章功能。支持手写体签名。

　　3.合同签署，审查后合同的在线打印，打印份数记录。支持审批人员的授权委托他人审批、办理等机制。签署盖章后合同的扫描、上传，份数记录。

　　4.合同履行跟踪，企业可以查看所有下属单位（子公司）合同的履行情况。履行情况的登记上报功能。履行过程中文件材料的上传功能。

　　5.合同违约跟踪，企业可以查看所有下属单位（子公司）合同的违约情况统计。合同违约情况的登记上报功能。

　　6.合同归档，实现了合同的存档，自动生成各节点的时间表；实现与单位内其它系统的数据对接，将最终合同文本传给其它业务系统。

　　7.合同综合查询，提供所有已签署完毕合同的综合查询功能，提供普通搜索和高级搜索功能,根据自定义关键字或者匹配项进行搜索，以达到灵活多变的查询需求。

　　8.报表管理，可以灵活根据合同类型，办理环节、时间等不同条件生成所需报表，并提供在线打印功能，提供报表格式的自定义功能，系统可以允许用户根据实际的需要，自定义报表显示的内容。

　　9.决策分析，提供用柱状图、饼图等不同形式的图表进行统计分析。按照合同类型等从整体到明细的统计分析；满足不同层次领导的查看需求。针对不同类型的合同、不同项目、供应商等进行风险评估及统计，提高企业的风险管理水平，降低项目投资风险，提高投资效益。通过对相关数据的分析，加强合同管理部门的管理重点及规范性，使合同管理更加有序和规范化。

　　三、合同管理系统特点及意义

　　（1）建立一个集中的合同管理系统，面向企业和其下属单位（子公司）共同应用。

　　（2）提供合同电子信息化审批流程、监管查询的管理平台。实现合同从拟定起草组织会签，到合同归档的全过程信息化管理。

　　（3）实现合同类型的管理配置，各类合同范文库建立，规范合同文本。

　　（4）实现合同灵活的报表展现、决策分析功能，为各级领导提供直观了解企业数据的平台，为领导指挥决策服务。

　　（5）支持动态的流程自定义功能，可以适应不同单位间的流程差异性，以及不同时间阶段流程差异性，并且流程调整即时生效。

　　（6）系统支持角色的动态定义，以支持不同层次人员对系统的使用权限。

　　四、合同管理系统适用领域

　　该系统针对合同管理业务而设计，具有较强的实用性，在进行业务处理的同时可以提高合同签订效率，帮助各岗位人员及时了解合同拟定信息及执行信息，提高各部门对接效率，从而提高企业对合同的规范管理。由于该系统设计全面，扩展性、灵活性极强，它可适用于各种涉及签署合同的领域，如保险领域、银行领域、政府领域、媒体领域、邮政领域、公共卫生、能源领域、民航领域等，对提高合同管理的规范性、各部门协调性、合同履行过程的风险性把控有很大的帮助。

　　五、系统部署架构及运行环境

　　系统部署建议采用集中式部署方式进行部署（系统也能支持分布式部署方式），方面机构进行统一的业务操作和管理，系统采用JAVAEnterpriseEdition平台开发，采用JDK5.0以上版本，能兼容ORACLE、DB2、SQLServer等数据库和Tomcat、Weblogic、Websphere等应用服务器产品，可运行在Windows、Linux、Unix等所有兼容JAVA平台的操作系统上。科技还可以完全根据你的需求，独立开发合同管理系统，满足用户的个性需求。