文档管理系统软件的管理和特点

发布于:2015年08月10日 15:15

乾坤档案管理系统集综合档案业务管理、档案信息发布、电子文件管理于一体的全新档案管理体系，在优化档案业务管理流程的同时，强化了电子档案的真实性、安全性、完整性；并统一数据交换标准，高度集成化，消除信息孤岛；支持多种管理模式，统一数据交换标准，实现统一规范化管理模式、强化与提升档案部门以及档案信息的价值，全面提高档案信息资源服务水平。平台领先资料分享安全高效，让您的企业员工随时随地管理和分享销售、培训、案例等资料。为您与客户、合作伙伴、供应商之间传递项目资料提供可靠平台。多级团队和权限设置、让您对企业架构和文件的管理更得心应手。

　　传统方式文档管理存在的问题

　　传统项目文档管理的过程中容易出现如下问题：项目归档文档不规范，易遗漏每个项目需要按照要求组织文件，各个阶段需要提交指定的文档，文档有固定的格式要求，以及保密性要求。这些要求靠项目经理手工处理，容易遗漏出错。

　　不方便根据文档查看项目进度，项目各阶段提交的关键文档，不能清晰展现，了解项目进展情况。沟通不畅，工作效率低下，一个项目从立项阶段、设计阶段、施工阶段到验收阶段，会产生各种各样的文档，包括项目建议书、项目计划、设计图纸、开工报告、完工报告、验收报告、竣工决算报表等，以传统书面形式层层传递，反复修改、一式多份、来回传送，不但延误时间，而且大大增加管理成本。

　　项目资料难以查阅和重新利用，项目在实施过程中所产生的各种结论性文档（验收报告、总结报告、结算报告等），图纸文档（设计图纸）以及项目成员的沟通记录等，这些相关信息都是项目的知识财富。但是目前现状是：这些资料分散而凌乱，而且经常出现丢失的情况，项目资料的查找和重新利用存在很大的障碍。项目资料的安全问题，机密的项目文档如何进行安全管理，防止无权限的项目用户调用查看后带走，如何保证文档资料的安全性，是项目文档管理过程中的另一问题。

　　乾坤文档管理系统是专业易用的档案信息管理平台，对档案信息数据进行统一集中管理，使各级业务部门和档案部门之间协同工作，实现数字（电子）档案信息自动归档和共享，能及时方便地查询利用有关档案信息。系统为用户提供了全套档案业务的管理功能，在基本功能的基础上允许用户进行功能扩展，使系统具备很强的扩展性，主要包括的模块有，文件管理、档案管理、电子档案管理、报表打印、档案归档管理、档案统计、利用管理、审批管理、库房管理、权限管理、自定义系统管理、流程管理等

　　文档管理系统的系统特点

　　系统在管理目录数据的基础上可以管理档案原件，电子原件可以直接或批量存入系统，如无电子原件可以扫描后存入系统，存入系统的电子原件通过模糊检索快速调阅浏览，提高档案利用效率。可以管理各种电子文件如常用的Office文件(Word、Excel、)、WpsTXT、PDF扫描文件(TIFF、JPG)、照片(JPG)、图片(JPG、BMP)、CAD工程图纸文件（DWG）存储管理，并提供查询利用。

　　系统支持多类别档案并行管理，支持文书传统与文书简化两种组卷方式，同时管理科技档案、照片档案、声像档案、会计档案、合同档案、实物档案、基建档案等各类档案。系统为用户提供了可视化扩展平台，不需要用户具备任何专业的计算机基础，经过30分钟培训既可以随时扩展属于本单位特色的档案管理类别。

　　智能化数据系统，根据管理需要设置数据格式规范、数据自动校验的内容。通过数据校验对错录、漏录，数据格式不符等系统自动提示，确保数据录入的完整性、准确性、规范性，并通过数据自动生成、选择录入、数据值自动继承等方式有效的提高工作效率与数据著录的准确性。

　　根据使用习惯取消或增加数据校验内容及方式。档案系统与其它相关信息系统进行的互联互通，最大限度地实现数据共享、业务功能和流程互动。1、办公系统：和办公自动化系统进行一体化互联，实现系统一体化和数据共享。办公自动化系统的各种文件在流转成文后，直接归档到档案系统中；实现数据共享、业务功能和流程互动。2、其它业务系统：与档案系统开放性一体化连接。系统支持与各种业务系统连接的接口，可方便地进行一体化连接。3、其他接口：单点登录、机构用户同步、消息接口集成等。

　　文档管理系统的用户价值

　　随着信息技术的不断发展，电子文件、电子档案作为社会活动重要信息载体日益被人们所关注。对电子文件、资料、档案的收集齐全、快速查找、利用和远程浏览的需求越来越迫切，人们对利用方式已不在满足于目录查询和实体浏览。因此，利用计算机信息技术，对电子文件、档案使用统一软件平台的管理，将是从根本上解决这一问题的基础保障。

　　保护档案原件

　　由于档案要求长久保存，在保存的过程中，会经常被查询和利用，这样会导致纸质档案原件的磨损和老化，通过系统不仅可以满足档案数据的管理与查询，可以将历史档案扫描成电子档案存入系统，查询利用时通过系统直接调用所需数据或电子文件，或通过全文检索直接检索电子文件内容，从而有效保护档案原件。

　　高效率档案信息查询

　　不仅体现在模糊查询与精确查询，同时通过深化检索实现系统智能化查询。各部门通过网络在预设权限范围内通过模糊查询或精确查询，快速查询档案信息，并可进行电子文件的全文检索，提高了档案信息查询的工作效率。

　　减轻档案部门工作压力

　　档案部门工作任务繁重，每年要花大量的时间用于档案的整理、编目、利用上，在实现档案数字化后，通过计算机管理，能够更有效的发挥档案的价值和档案部门工作的价值，并减少直接借阅档案原件的次数，减轻档案部门的压力。